Reglement for varsling av kritikkverdige forhold

Sist oppdatert 13. desember 2018 15:53

 

1      HENSIKT – OG OPPFORDRING TIL VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD

Karmøy kommunen skal være en åpen organisasjon der ansatte skal ha frihet til ytre seg, også kritisk, om faktiske forhold i kommunen. Ansatte har viktig kunnskap som kan ha stor allmenn interesse, og det skal derfor være stor takhøyde for at ansatte uttaler seg på egne vegne om slike forhold i det offentlige rom.

Varsling om kritikkverdige forhold er en spesiell form for ytring der arbeidstakere varsler om brudd på lover og regler, interne skriftlige retningslinjer eller allmenne oppfatninger om forsvarlighet og etikk i den virksomheten de arbeider. Hensikten med varslingsordningen er at kritikkverdige forhold opphører og arbeidstakers varsling er et viktig bidrag til at det skjer. Arbeidstakere i Karmøy kommune oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold.

Dette dokumentet inneholder overordnede føringer og prinsipper for ytringsfrihet og varsling om kritikkverdige forhold. Dokumentet skal sammen med tilhørende prosedyrer bidra til at arbeidstakere varsler om kritikkverdige forhold – og at varsling håndteres på en hensiktsmessig måte i organisasjonen.

 

2      GYLDIG FOR

Dette reglementet gjelder først og fremst for ansatte, oppdragstakere og innleide arbeidstakere.

Kommunen ønsker imidlertid tips og meldinger om kritikkverdige forhold fra andre, for eksempel innbyggere, brukere eller leverandører. Slike tips/meldinger om kritikkverdige forhold skal så langt der er mulig håndteres i tråd med dette reglementet med tilhørende prosedyrer.

Rådmannen har overordnet ansvar for at dette reglementet er etablert og oppdatert.

 

2.1    Rett og plikt til å varsle

Arbeidstaker og innleide arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold.

Det foreligger varslingsplikt når det gjelder trakassering eller diskriminering av ansatte og alvorlige brudd på sikkerhetsbestemmelsene eller andre arbeidsmiljøforhold som er til fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljøloven § 2-3, nr. 2.

Helsepersonell har varslingsplikt i henhold til Helsepersonelloven § 17 om forhold som kan medføre fare for pasienters sikkerhet, og etter Barnevernloven § 6-4 skal offentlige myndigheter av eget tiltak, uten hinder av taushetsplikt, gi opplysninger om mishandling og omsorgssvikt.

Videre har verneombud en særskilt varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven § 6-2, tredje ledd.

Varslingsplikt innebærer at arbeidstaker skal varsle så snart en har blitt kjent med forholdet, og brudd på varslingsplikten må regnes som tjeneste-forsømmelse.

 

3      DEFINISJONER

 

3.1    Ansattes ytringsfrihet

Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet som er nedfelt i Grunnlovens § 100. Bestemmelsene innebærer at ansatte i utgangspunktet har ytringsfrihet på linje med alle andre. Ytringsfriheten gjelder bare ytringer på arbeidstakers egne vegne. Når det gjelder ytringer på vegne av kommunen, står arbeidsgiver fritt til å regulere hva som skal sies.

Begrensninger i ytringsfriheten krever et særlig grunnlag. Slik grunnlag kan finnes i lovgivning. Som eksempel vil det normalt betraktes som illojalt dersom arbeidstakers ytringer er brudd på lovfestet taushetsplikt.

Et annet særlig grunnlag som kan begrense ansattes ytringsfrihet, er de ulovfestede reglene om arbeidstakers lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver. Interne ytringer vil bare unntaksvis kunne vurderes som illojale. Dette vil kunne være tilfelle dersom ytringene fremsettes på en utilbørlig måte og skader arbeidsmiljøet og samarbeidsklima unødvendig.

Vurderinger vedrørende den ulovfestede lojalitetsplikten vil derfor først og fremst aktualiseres ved offentlige ytringer. Offentlige ytringer vil også kunne omfatte uttalelser som formidles i e-post eller på sosial medier. For at ytringsfriheten skal være begrenset, er det et minstekrav at ytringene faktisk skader eller skaper risiko for å skade arbeidsgivers legitime interesser på unødvendig måte. Dette kan for eksempel være skade på kommunens omdømme eller tillitsforhold til brukere. Ytringer som bare kan føre til en bagatellmessig skade/risiko for skade, kan likevel ikke regnes som illojale.

I en konkret vurdering om en ytring er illojal, vil følgende momenter kunne ha betydning:

 

    • Arbeidstakers stilling og posisjon. Organisatorisk nærhet til politisk arena eller administrativ toppledelse vil normalt innebære strengere krav til lojalitet og aktsomhet – og begrense ytringsfriheten.
    • Sannheten i ytringen, ytringens form og hensikten med ytringen. Det stilles vanligvis strengere krav til saklighet og fakta når arbeidstakeren uttaler seg om forhold innen eget arbeidsfelt enn på andre områder i kommunen. Videre vil ytringer som er balanserte og saklige, stå sterkere enn uttalelser som i sin form fremstår som utilbørlige. Hensikten med å ytre seg vil vanligvis være begrunnet i ønske om endring av et forhold i organisasjonen, og en slik ytring vil normalt stå sterkere enn om ytringen er motivert av arbeidstakers egne interesser.
    • Forhold som har allmenn interesse og er alvorlige. Slike forhold vil vanligvis innebære at arbeidstaker har større frihet til å ytre seg. Ytringsfriheten vil imidlertid ikke være like sterk når det gjelder interne forhold, som for eksempel personalkonflikter.

 

Spørsmålet om en ytring er illojal avgjøres etter en skjønnsmessig helhetsvurdering – der en må foreta en rimelig avveining av hensynet til å beskytte arbeidstakernes ytringsfrihet mot hensynet til vern av arbeidsgivers legitime interesse. Ytringsfriheten vil stå sterkt i en slik vurdering idet den er grunnlovfestet – og har en annen status enn den ulovfestede lojalitetsplikten.

 

4      BAKGRUNN

Varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven er samlet i kapittel 2A, og inneholder bestemmelser om arbeidstakers/innleid arbeidstakers rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold, fremgangsmåte ved varsling og vern mot gjengjeldelse – samt arbeidsgivers plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling. Videre inneholder kapittelet regler om taushetsplikt om varsles identitet når det varsles til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

 

5      VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD

 

5.1    Hva er varsling?

Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen til noen som har muligheter til å endre på forholdet. Varsling dreier seg altså ikke om alle ytringer i et arbeidsforhold, men er en spesiell form for ytring der først og fremst arbeidstaker/innleid arbeidstakere sier fra om kritikkverdige forhold som vedkommende har vært vitne til eller er blitt kjent med, og hvor den som varsler vanligvis ikke er direkte involvert i det kritikkverdige forholdet. Dette er altså forhold som ikke vil være allment kjent eller tilgjengelige for allmennheten, men være av allmenn interesse.

 

5.2    Hva er kritikkverdige forhold?

Kritikkverdige forhold er brudd på

  • lover og regler – f.eks. kriminelle forhold/brudd på lovbestemte pålegg eller forbud
  • interne skriftlige retningslinjer som ansatte er gjort kjent med – f.eks. etiske retningslinjer
  • alminnelige oppfatninger om hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt

 

 

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

brudd på regler i arbeidsmiljøloven(mobbing, trakassering eller diskriminering og forhold som kan medføre fare for liv eller helse), brudd på taushetsplikt, brudd på anbudsregler, brudd på etiske retningslinjer, uforsvarlig saksbehandling, destruktiv ledelse som er ødeleggende for arbeidsmiljøet, korrupsjon, tyveri og underslag, upassende gaver eller bonuser, maktmisbruk, rusmisbruk o.l.

Det vil i mange tilfeller være ulike oppfatninger om hva som er kritikkverdige forhold ut fra hvilken kultur og sammenheng handlinger og atferd finner sted i. Definisjonen av kritikkverdige forhold bør i alle tilfeller være vid. Begrunnelsen for dette er at hensikten med varslingsordningen er at kritikkverdige forhold opphører.

Samtidig er det viktig å klargjøre hvilke forhold som ikke regnes som varsling, for å sikre hensiktsmessig håndtering av de ulike sakstypene. Forhold som

  • arbeidstaker mener, er kritikkverdige ut fra egne politiske eller etiske overbevisninger, omfattes ikke av bestemmelsene om kritikkverdig forhold.
  • kun er rettet mot egen person og som ikke har allmenn interesse, vil vanligvis omtales som personalkonflikt
  • er allmenn kjent og som ansatte ytrer seg kritisk om på en saklig måte, vil vanligvis oppfattes som kritisk ytring. Men nye kritikkverdige forhold som ikke er kjent i saken, kan gi varslingsrett.  
  • beskriver mangelfull oppfyllelse av krav fastsatt i lov eller styrende dokumenter, vil vanligvis være en avviksmelding. Alvorlige avvik, gjentatte avvik innen samme område, manglende rapportering og korrekt håndtering av avvik kan imidlertid gi varslingsrett.

 

 

Klage til arbeidsgiver er ikke varsling. Klage til arbeidsgiver innebærer at arbeidstaker melder inn en sak til arbeidsgiver som omhandler egne forhold og som ikke har allmenn interesse. (Dette er ikke en klage etter forvaltningsloven.)

Det vil også være glidende overganger mellom bekymringsmelding, kritisk ytring og varsling. Grenseoppganger bør ikke stå i fokus, men innsatsen må settes inn i forhold til å endre uønskede hendelser.  

 

5.3    Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling

Forsvarlighetskravet er ment som en sikkerhetsventil, som skal hindre unødvendig skade på arbeidsgivers legitime interesser. Forsvarlighetskravet skal ikke begrense retten til å varsle, men det stiller krav til fremgangsmåten ved varsling.

Forsvarlig varsling innebærer at arbeidstaker må:

  • ha forsvarlig/saklig grunnlag for det kritikkverdige forholdet. Arbeidstaker skal være i god tro om riktigheten av opplysningene ut fra sin posisjon og kompetanse på varslingstidspunktet – og ikke gå ut med grunnløse eller svakt funderte påstander
  • anvende en forsvarlig fremgangsmåte. Varsler skal gå fram på en hensiktsmessig måte når det varsles om kritikkverdige forhold. Arbeidstaker kan velge hvordan det skal varsles, enten skriftlig eller muntlig, og hvem det skal varsles til. Arbeidstaker oppfordres til å varsle nærmeste ledere eller andre interne varslingsmottakere.

 

 

5.4    Varslingskanaler

Videre skilles det mellom interne og eksterne varslingskanaler:

Interne varslingskanaler

Å varsle internt – f.eks. til en leder – vil som hovedregel bli ansett som forsvarlig. Bare unntaksvis vil en slik fremgangsmåte kunne falle utenfor varslingsretten («hvis de kritikkverdige forholdene tas opp på en helt utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner.»)

Varsling til verneombud, tillitsvalgte, varslingsmottak og kontrollutvalget vil også alltid være en forsvarlig framgangsmåte. I de tilfeller hvor kommunens varslingsmottak ikke er mottaker av varselet, vil varslingene bli videreformidlet til mottaket som tar den videre behandlingen og håndteringen av varslingssaken.

Eksterne varslingskanaler

Varsling til tilsynsmyndighet/annen offentlig myndighet som f.eks. fylkesmann, arbeidstilsyn, datatilsyn o.l. vil alltid være forsvarlig. Tilsynsmyndigheter og andre offentlige myndigheter som mottar varsel om kritikkverdige forhold, har taushetsplikt når det gjelder varslers «navn eller andre identifiserende opplysninger». Taushetsplikten gjelder også overfor sakens parter og deres representanter.

Varsling til offentligheten, enten gjennom media, sosiale medier, e-post eller på annen måte, kan være forsvarlig under gitte forutsetninger – som i tilfeller der

    • forholdet eller tilsvarende forhold har vært tatt opp tidligere, uten at noe har skjedd
    • intern varsling vil være uhensiktsmessig. For eksempel ved kriminelle eller andre alvorlige lovbrudd
    • det er grunn til å tro at intern varsling vil medføre gjengjeldelse
    • det er nødvendig å handle raskt pga. fare for bevisforspillelse eller fare for liv eller helse

 

Ved varsling til offentligheten vil skadepotensialet øke, og kravet til forsvarlighet skjerpes tilsvarende. Følgende tema vil være de mest sentrale når en vurderer om offentlig varsling kan betraktes som forsvarlig:

      • forsvarlig grunnlag; arbeidstaker må være i aktsom god tro om det faktiske innholdet i det kritikkverdige forholdet
      • forsvarlig fremgangsmåte; intern varsling eller varsling til tilsynsmyndigheter/annen offentlig myndighet skal vanligvis være prøvd før en varsler offentlig
  • allmennhetens interesse; når en varsler offentlig vil kriteriet om allmenn interesse ha betydning for vurderingen av forsvarlig fremgangsmåte. Allmennheten vil eksempelvis ha interesse av alvorlige forhold som straffbare forhold, andre alvorlige lovbrudd eller mangelfull kvalitet på tjenestetilbudet til sårbare grupper. Interne forhold, slik som personalkonflikter, er vanligvis ikke av allmenn interesse.

 

 

5.5    Anonymitet/konfidensialitet

Det er muligheter for å varsle anonymt. Dette kan redusere muligheten for kommunikasjon med varsler for å kunne gjennomføre en hensiktsmessig undersøkelse og eventuell behandling av varselet om kritikkverdige forhold.

Konfidensiell varsling innebærer at varslers identitet er kjent av varslingsmottaker/ saksbehandlere, men blir holdt skjult for andre. Varslers identitet skal behandles fortrolig så langt dette er mulig.

 

5.6    Varslingsmottak, sammensetning og mandat

Kommunens interne varslingsmottak er den funksjonen som behandler og håndterer varslingssaker i kommunen. Medlemmene i varslingsmottaket bør samlet sett ha relevant kompetanse innen arbeidsmiljø, jus og økonomi, og medlemmene skal ha høy tillit i organisasjonen.

Kommunens varslingsmottak skal minimum bestå av ett hovedverneombud, én medarbeider innen personalfunksjonen og én jurist. Rådmannen utpeker medlemmene i varslingsmottaket. Organisatorisk plasseres varslingsmottaket direkte under rådmannen.

Kommunens varslingsmottak skal være en uavhengig, nøytral og objektiv kanal/funksjon. Dette innebærer at varslingsmottaket skal behandle alle henvendelser og mottatte varslingssaker strengt konfidensielt – og at rådmannen ikke har innsyns- eller instruksjonsrett så lenge varslingsmottaket håndtere varslingssaken. Videre skal varslingsmottaket legge vekt på å verne varslers identitet så langt dette er mulig.

 

6      VERN MOT GJENGELDELSE

Gjengjeldelse mot arbeidstaker/innleid arbeidstaker som varsler i samsvar med loven er forbudt. Forbudet skal sikre trygge rammer for varsling. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse – som f.eks. endring av arbeidsoppgaver, dårligere lønnsutvikling, utstøting, omplassering, oppsigelse og avskjed eller andre negative reaksjoner.

Dersom varsler legger fram opplysninger, som tyder på at vedkommende har blitt utsatt for gjengjeldelse, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at slik gjengjeldelse ikke har funnet sted.

En arbeidstaker som har blitt utsatt for ulovlig gjengjeldelse har rett til oppreisning og erstatning.

Dersom varslers fremgangsmåte ikke har vært forsvarlig, gjelder ikke gjengjeldelses-forbudet. En åpenbar feilaktig varsling eller varsling for å skade, vil kunne få personalmessige konsekvenser. Arbeidsgivers reaksjoner må imidlertid stå i rimelig forhold til brudd på forsvarlighetskrav og krav til saklighet og sannferdighet.

 

7      REFERANSER

I tilknytning til dette reglementet er det utarbeidet følgende prosedyrer:

 

Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold

– Prosedyre for håndtering av varsling om kritikkverdige forhold

 

8      TILLEGG

Det vises for øvrig til «Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune.»